Leistungsauftrag¶
Leistungsaufträge können als Zusammenfassung von Leistungen genutzt werden, sodass strukturiert angezeigt werden kann, welche Leistungen bspw. für unterschiedliche Leistungsvorgänge erbracht werden.
Der Leistungsauftrag kann auch als Abrechnungskriterium genutzt werden, um bspw. Leistungen gezielt zusammengefasst zu einem Zeitpunkt abzurechnen. Hierzu muss die Fakturaart entsprechend eingerichtet werden.
Register Allgemein¶
Status¶
Der Status eines Leistungsauftrags ist entscheidend für die weitere Verwendung.
Hierbei stellt die Lösung folgende Optionen bereit:
In Bearbeitung
Wird ein neuer Leistungsauftrags im System erfasst, ist der Status immer In Bearbeitung. In diesem Status kann der Leistungsauftrags vollumfänglich bearbeitet werden.
Aktiv
Mit dem Aktivieren des Leistungsauftrags ändert sich der Status auf Aktiv und eine Bearbeitung ist nur noch eingeschränkt möglich. Änderungen an dem Leistungsauftrag können teilweise nur noch über die Stammdatenkorrektur vorgenommen werden.
Beendet
Wurde an dem Leistungsauftrag ein Enddatum definiert, ändert sich der Status auf Beendet in Abhängigkeit von der service pro Einrichtung.
In Abhängigkeit der o.a. Status, wird der Leistungsauftrag in diversen Übersichten angezeigt (Status = Aktiv) bzw. ausgeblendet.
Auftraggeberdaten¶
Zu jedem Leistungsauftrag muss ein Auftraggeber (Debitor) erfasst werden. Dieser ist gleichzeitig Leistungs- und Rechnungsempfänger. Bei Bedarf kann dieser über die Adresseinstellungen geändert werden.
Mit dieser Vorgabe werden die Informationen in den Leistungen, die mit dem Auftrag verknüpft bzw. aus diesem erstellt werden vorbelegt und können nicht geändert werden.
Leistungsort¶
Es kann zum Leistungsauftrag ein Leistungsort hinterlegt werden. Über diesen erfolgt bei der späteren Leistungs- bzw. Terminplanung die Berücksichtigung des Tarifgebiets sowie der Feiertags- und Ferienkalender.
Alle Leistungen, die mit dem Leistungsauftrag verknüpft bzw. aus diesem erstellt werden, werden mit diesen Informationen vorbelegt, sofern die Felder im Leistungsauftrag gefüllt werden. Diese Felder und Einstellungen lassen sich in der Leistung jedoch nicht mehr verändern. Wurde am Leistungsauftrag kein Leistungsort erfasst, muss an jeder Leistung der Leistungsort individuell hinterlegt werden.
Bezeichnung¶
Leistungsvorgang¶
Über den Leistungsvorgang kann gesteuert werden, ob Leistungen, die aus dem Leistungsauftrag angelegt werden, Einmalleistungen oder eine Regelleistungen sind. Damit verbunden erfolgen veränderte Prüfungen bzw. notwendige Pflichtangaben an der Leistung. Das Feld kann auch leer gelassen werden, sodass der Leistungsvorgang direkt an der Leistung definiert werden.
Suchbegriff¶
Der Suchbegriff dient als Information um den Leistungsauftrag näher zu beschreiben. Der Begriff wird je nach hinterlegtem Beleglayout später auf der Rechnung angedruckt, wenn bspw. die Abrechnung summiert nach dem Leistungsauftrag erfolgt.
Zeitraum¶
Startdatum¶
Das Startdatum definiert den Beginn des Auftrags und muss jederzeit zwingend angegeben werden. Das Datum wird für die gesamte Planung der Termine als Basis benutzt, kann aber über abweichende Information bspw. in den Fakturaeinstellungen nachgesteuert werden.
Enddatum¶
Wurde der Leistungsvorgang als Einmalleistung eingerichtet, muss ein Enddatum erfasst werden.
Fakturakonditionen¶
Zlg.-Bedingungen¶
Abweichend zum Debitor, können am Leistungsauftrag spezifische Zahlungsbedingungen hinterlegt werden, welche bei der späteren Abrechnung berücksichtigt werden.
Register Zuständigkeiten¶
Das Register dient zur Erfassung von entsprechenden Zuständigkeiten wie Niederlassung, Service Manager, Leiter, Sachbearbeiter und Verkäufer.
Weiterführende Informationen können Sie den jeweiligen Hilfekapiteln entnehmen.
Diese Zuständigkeiten werden an Leistungen, welche mit dem Auftrag verknüpft bzw. aus diesem erstellt werden vorbelegt und können nicht geändert werden. Wurden keine Zuständigkeiten erfasst, kann an jeder Leistung eine individuelle Einrichtung erfolgen.
Register Leistungen¶
Über dieses Register können direkt aus dem Auftrag heraus Leistungen erstellt und bearbeitet werden. Ebenso können diverse zugehörige Daten eingesehen und neue Termine über die Aktionen erzeugt werden.
Weiterführende Informationen können Sie dem Hilfekapitel zu den Leistungen entnehmen.
Aktionen¶
Verwalten¶
Aktivieren¶
Um einen Leistungsauftrag nutzen zu können, muss der Status Aktiv sein. Die Aktivierung erfolgt einmalig über diese Aktion. Mit dem Aktivieren eines Leistungsauftrags erfolgen diverse Plausibilitätsprüfungen bzw. weiterführende Aktionen.
Dazu gehören unter anderen
Prüfung des Leistungsvorgangs
Wurde an einem Leistungsauftrag ein Leistungsvorgang der Art Einmalleistung hinterlegt muss zwingend ein Enddatum erfasst sein.
Prüfung des Beleglayout
In Abhängigkeit der Einrichtung der Fakturaeinstellungen wird auf das hinterlegte Beleglayout geprüft, ob dieses zu den Einstellungen bzw. Stammdaten plausibel und aktiv ist.
Aktivierung zugehöriger Daten
Sind mit der Leistungsauftrag weitere Bereiche wie Leistungen, Einsätze oder Budgets verknüpft, können diese bei der Aktivierung ebenfalls aktiviert werden.
Erzeugung der Termine zum Leistungsauftrag
Je nach service pro Einrichtung werden die zukünftigen Termine zugeordneten Leistung bzw. der Fakturaeinstellungen des Leistungsauftrags erzeugt.
Erzeugung von Einmalarbeitsaufträgen
Wurden an den Leistungen ein Leistungsvorgang der Art Einmalleistung, sowie ein Arbeitsauftragsschema hinterlegt, erfolgt nach erfolgreicher Aktivierung der Leistungsauftrags eine Abfrage bzgl. der Erstellung der bzw. des Arbeitsauftrages.
Achtung
Einige Stammdatenfelder sind nach der Aktivierung noch direkt änderbar, einige nur noch über eine Stammdatenkorrektur (dokumentiert in den Stammdatenkorrekturen) und einige sind nach der Aktivierung gar nicht mehr änderbar.
Stammdatenkorrektur ausführen¶
Die Stammdatenkorrektur dient zur Änderung von Feldern an einem aktiven Leistungsauftrag. Nach der Ausfürhung der Stammdatenkorrektur entstehen entsprechende Stammdatenkorrekturen, welche stichtagsbezogen auf der Leistungsauftragskarte angezeigt wurde.
Wurde zum 01.07. eine Stammdatenkorrektur bspw. Service Manager AH erfasst, am Auftrag befindet sich Service Manger TZ, wird bis zum 30.06. auf der Leistungsauftragskarte der Service Manager TZ, und ab 01.07. der Service Manager AH angezeigt.
Beenden¶
Um einen aktiven Leistungsauftrag ohne Enddatum zu beenden, kann die Funktion Beenden genutzt werden. Mit dem Starten der Aktion wird ein Enddatum vom Benutzer erfragt. Nach der Bestätigung der Eingabe wird dieses Datum als Enddatum am Leistungsauftrag und Leistungen ohne Enddatum gesetzt und alle offenen Termine werden aus dem System gelöscht.
Achtung
Der Leistungsauftrag kann anschließend nicht mehr aktiviert werden. Alternativ kann bei Bedarf das Enddatum über die Aktion Enddatum verschieben verschoben werden.
Stornieren¶
Um ein aktiven Leistungsauftrag nicht mehr zu nutzen zu wollen, kann dieser unter bestimmten Voraussetzungen storniert werden.
Achtung
Ein stornierter Leistungsauftrag kann nicht mehr aktiviert werden.
Zurücksetzen¶
Um einen aktive Leistungsauftrag gänzlich wieder zu bearbeiten kann diese unter den gleichen Voraussetzungen wie beim stornieren wieder in den Status In Bearbeitung versetzt werden.
Hinweis
Nach der Bearbeitung muss der Leistungsauftrag wieder aktiviert werden.
Startdatum verschieben¶
Das Startdatum eines Leistungsauftrag kann nach der Aktivierung nur über diese Aktion geändert werden. Mit dem Starten der Aktion wird ein Startdatum vom Benutzer erfragt. Nach der Bestätigung der Eingabe wird dieses Datum als Startdatum gesetzt.
Achtung
Liegt das Startdatum vor dem aktuellen Startdatum des Leistungsauftrag, werden keine neuen Termine für die Zwischenzeit erzeugt. Dies muss manuell erfolgen. Liegt das Startdatum nach dem aktuellen Startdatum, wird geprüft, ob die Termine aller zugeordneten Leistungen offen sind. Ist dies der Fall, wird das Startdatum verschoben und alle Termine vor dem neuen Startdatum gelöscht. Andernfalls kommt es zu einer entsprechenden Meldung vom System.
Enddatum verschieben¶
Wurde eine Leistungsauftrag beendet, kann über die Aktion das Enddatum unter gewissen Voraussetzungen sowohl vor- bzw. nachgezogen werden.
Fakturaassistent starten¶
Mit dieser Aktion starten Sie den Fakturaassistenten mit entsprechender Filterung auf den geöffneten Leistungsauftrag, sodass Sie diesen direkt fakturieren können.
Leistungsangebot erstellen¶
Über diese Aktion erstellen Sie zum Leistungsauftrag ein neues entsprechendes Leistungsangebot.
Leistungsanfrage erstellen¶
Über diese Aktion erstellen Sie zum Leistungsauftrag eine neue entsprechendes Leistungsanfrage.
Arbeitsauftragsassistent¶
Mit dieser Aktion starten Sie den Arbeistauftragsassistenten mit entsprechender Filterung auf den geöffneten Leistungsauftrag, sodass Sie die Arbeitsaufträge direkt erstellen können. Weiterführende Informationen können Sie dem entsprechenden Hilfekapitel entnehmen.
Neuer Aktenvorgang¶
Mit dieser Aktion erstellen Sie einen neuen Aktenvorgang zum geöffneten Leistungsauftrag. Hierbei werden alle Referenzen aus dem Leistungsauftrag an den Aktenvorgang übergeben.
Neue Erinnerung¶
Mit dieser Aktion erstellen Sie eine neue Erinnerung zum geöffneten Leistungsauftrag. Hierbei werden alle Referenzen aus dem Leistungsauftrag an die Erinnerung übergeben.
Zugehörig¶
Stammdatenkorrekturen¶
Zu jedem Leistungsauftrag werden bspw. durch die Aktivierung Stammdatenkorrekturen erzeugt. Diese können aufgerufen und je nach Art der Stammdatenkorrekturen bearbeitet oder gelöscht werden.
Hinweis
Wurde ein Leistungsauftrag aktiviert, können diverse Stammdatenfelder bspw. die Zuständigkeiten nur noch über die Stammdatenkorrekturen bearbeitet werden.
Adresseinstellungen¶
Die Adresseinstellungen erlauben es Ihnen, abweichend vom Auftraggeber individuelle Adressen einzurichten.
Es können zusätzliche E-Mail Empfänger für die Leistung zugeordnet werden. In der Rechnung wird aus dem eindeutigen Leistungsort, Leistung bzw. Leistungsauftrag der Mailempfänger ermittelt.
E-Mail Empfänger¶
Es können zusätzliche E-Mail Empfänger für den Leistungsauftrag zugeordnet werden. In der Rechnung wird aus dem eindeutigen Leistungsort, Leistung bzw. Leistungsauftrag der Mailempfänger ermittelt.
Hinweis
Die E-Mail Empfänger werden zusätzlich zu den hinterlegten Informationen am Debitor, der Leistung bzw. dem Leistungsauftrag zugeordnet.
Beispiel: Am Debitor wurde ein Mailempfänger für Rechnungen definiert. An dem Leistungsauftrag ist dies ebenso erfolgt. Die Rechnung wird dem Mailempfänger aus dem Debitor und dem Leistungsauftrag gesendet.
Archiv¶
Über das Archiv können archivierte und zu dem Leistungsauftrag erstellte Leistungsangebote eingesehen werden.
Dimensionen¶
In Abhängigkeit von der service pro Einrichtung wird bei der Neuanlage eines Leistungsauftrags ein Dimensionswert erzeugt. Diese kann hier eingesehen, geändert oder erweitert werden.
Einsätze (zugehörig)¶
Wurden Einsätze an Leistungen erfasst, welche mit dem Leistungsauftrag verknüpft sind, können diese hier eingesehen werden.
Fakturaeinstellung¶
Über die Fakturaeinstellungen kann gesteuert werden, ob, wann bzw. wie ein Leistungsauftrag abgerechnet werden soll.
Weitere Informationen können Sie dem Hilfekapitel zu den Fakturaeinstellungen entnehmen.
Fakturaposten¶
Die Übersicht zeigt die Fakturaposten zur Leistung.
Regeln¶
Es werden hier die übergreifenden Regeln (Lohnregeln) des Leistungsauftrags angezeigt. Die Regeln können abweichend auch an den Leistungen und Einsatz übersteuert werden.
Regelvorlagen anwenden¶
Über die Aktion können die Regelvorlagen aufgerufen werden.
Hinweis
Bei der Übernahme der Regeln aus der Vorlage werden jeweils die Lohn- und Fakturaregeln aus der Vorlage übernommen. Sollen bspw. nur die Lohnregeln aus der Vorlage angewendet werden, müssen die Lohnregeln aufgerufen und dort die Aktion Regelvorlage anwenden genutzt werden.
Termine¶
Die Terminansicht erlaubt es, alle erstellten Termine zum Leistungsauftrag einzusehen.
Hierbei sind folgende Ansichten möglich:
Einsatztermine
Wurden an einem Einsatz Planungszyklen hinterlegt oder manuelle Einsatztermine erfasst, werden diese in einer Liste dargestellt.
Fakturatermine
Wurden an einer Leistung Fakturazyklen hinterlegt oder manuelle Fakturatermine erfasst, werden diese in einer Liste dargestellt.
Leistungstermine
Wurden an einer Leistung Planungszyklen hinterlegt oder manuelle Leistungstermine erfasst, werden diese in einer Liste dargestellt.
Leistungsangebote¶
Zu der Leistung erfasste Leistungsangebote können direkt eingesehen bzw. neue Leistungsangebote direkt erfasst werden.
Merkmale zuordnen¶
In Abhängigkeit von der Merkmal Einrichtung können Merkmale dem Leistungsauftrag zugeordnet werden.
Budget¶
Zu dem Leistungsauftrag erfasste Budgets können direkt eingesehen bzw. neue Budgets direkt erfasst werden.
Merkmale¶
Zu dem Leistungsauftrag erfasste Merkmale können direkt eingesehen werden.
Akteneinträge¶
Zu dem Leistungsauftrag erfasste Akteneinträge können direkt eingesehen bzw. neue Akteneinträge direkt erfasst werden.
Erinnerungen¶
Zu dem Leistungsauftrag erfasste Erinnerungen können direkt eingesehen bzw. neue Erinnerungen direkt erfasst werden.