Erinnerungen¶

Mithilfe des Moduls der Erinnerungen können Sie sich und Kollegen vom System an bestimmte Tätigkeiten erinnern lassen. Diese werden dann dem zuständigen Benutzer im Rollencenter angezeigt. Erinnerungen können entweder an Stammdatensätze oder in Verbindung mit Aktenvorgängen angelegt werden.

Referenzen¶

Jede Erinnerung ist, je nachdem an welchem Datensatz Sie die Erinnerung erstellen, mit Referenzen (Daten) verknüpft. Die Referenzen sind alle beteiligten "Datentöpfe", die mit der jeweiligen Erinnerung in Verbindung stehen. Wenn Sie beispielsweise an einer Leistung eine Erinnerung erstellen, dann ist die Erinnerung mit mehr Referenzen verknüpft, als wenn Sie die Erinnerung beispielsweise an einem Debitor anlegen. An der Leistung stehen der Lösung mehr Informationen zur Verfügung, da dort bereits mehr Eingaben durch den Benutzer angegeben wurden.

Zudem können manuell an der jeweiligen Erinnerung zusätzlich manuelle Referenzen angegeben werden. Dafür muss der betreffende Aktenvorgangsschritt markiert und in der Referenzentabelle unter Zugehörig->Referenzen um die manuelle Referenz ergänzt werden.

Die Erinnerung kann dann aus jedem Referenzdatentopf abgerufen werden, bedeutet zum Beispiel, dass Sie eine Erinnerung, die Sie an einer Leistung anlegen, ebenfalls wieder in den Erinnerungen zu dem Leistungsort sowie zu dem Debitor, der in der Leistung hinterlegt ist, wiederfinden werden.

Erinnerungsarten und Erinnerungskategorien¶

Da Erinnerungen häufig in gleicher Form auftreten können liegt den Erinnerungen in der Lösung eine Vorlagenlogik zugrunde. Beispielsweise wird die Erinnerung an eine Wiedervorlage nach einem Angebot im Alltag ggf. öfter benötigt. Diese Vorlagen werden als Erinnerungsarten bezeichnet und sind jeweils einer Erinnerungskategorien zugeordnet. Die jeweilige Einrichtung können Sie auf den verlinkten Hilfeseiten nachlesen.

Erinnerungskarte¶

An jeden der oben genannten Stammdatensätze sowie in der Erstellung von Aktenvorgängen können Sie über das Menüband Aktionen -> Neue Erinnerung eine neue Erinnerung anlegen.

Menüband¶

Im Reiter Aktionen können Sie zur Erinnerung einen neuen Aktenvorgang anlegen, der dann entsprechend mit den Referenzen der Erinnerung vorbefüllt ist. Wenn für die der Erinnerung zugrundeliegende Erinnerungsart bereits ein Aktenvorgang vorbelegt wurde, wird dieser in der Konsequenz auch gestartet. Außerdem stehen Ihnen noch Status-Funktionen zur Verfügung. Sie können die Erinnerung Aktivieren, dadurch wird die Erinnerung an den zuständigen Benutzer übergeben. Weiterhin können Sie die Erinnerung Erledigen, wodurch die Erinnerung aus den Erinnerungen des Benutzers verschwindet. Falls die Erinnerung obsolet geworden ist, können Sie diese über die Funktion Stornieren zurückziehen, wodurch Sie ebenfalls aus den Erinnerungen des zuständigen Benutzers verschwindet.

Über den Reiter Zugehörig können Sie sich die Referenzen sowie die Anhänge der jeweiligen Erinnerung anzeigen lassen. Außerdem können Sie jeweils manuell Anhänge und Referenzen anfügen.

Register Allgemein¶

Im Register Allgemein pflegen Sie die grundlegenden Informationen zu einer Erinnerung.

??? example "Kategorie"
    Hier geben Sie an, aus welcher Kategorie Sie die Erinnerungsart auswählen möchten. Standardmäßig steht hier die Erinnerungskategorie, die als Standardwert definiert wurde. Diese Einstellung wird in der [Erinnerungskategorie Einrichtung](../first-steps/setup/global_setup/reminder/reminder_category.md) getroffen.
??? example "Art"
    Hier geben Sie an, welche Erinnerungsart Sie als Basis für die Erinnerung wählen möchten. Je nachdem welche Kategorie Sie gewählt haben, werden Ihnen hier unterschiedliche Erinnerungsarten angezeigt. Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld.
??? example "Fälligkeitsdatum"
    Geben Sie hier an, bis wann die aus der Erinnerung folgende Tatigkeit fällig ist.
??? example "Beschreibung"
    Hier beschreiben Sie die Tätigkeit, an die die Erninnerung hinweist. Dieses Feld wird aus der gewählten Erinnerungsart vorbelegt, kann aber an Ihre Gegebenheiten angepasst werden.
??? example "Priorität"
    Vergeben Sie eine Priorität für die Erinnerung, um sich oder dem zustänidgen Benutzer zu notieren, wie wichtig die Erinnerung ist.
??? example "Status"
Hier können Sie den Status der Erinnerung überprüfen. Steht er auf _Aktiv_ wird er dem zuständigen Benutzer im Rollencenter angezeigt.
??? example "Erledigt am/um"
    Hier sehen Sie, falls die Erinnerung erledigt wurde, wann dies geschehen ist.
??? example "Erledigt von"
    Hier sehen Sie, falls die Erinnerung erledigt wurde, durch wen sie erledigt wurde.
??? example "Akteneintrag"
    ier sehen Sie, ob die Erinnerung mit einem Akteneintrag verknüpft ist, falls Ja, können Sie über den Link den Akteneintrag anzeigen.
??? example "Bearbeitung"
    In diesem Bereich können Sie einsehen, wer die Erinnerung wann erstellt und geändert hat.

Register Wiederholung¶

Neben einmaligen Erinnerungen können Sie auch sich auch an sich regelmäßig wiederholende Tätigkeiten per wiederholender Erinnerungen erinnern lassen. Mit der Erledigung der Erinnerung wird dann (nach Rückfrage) eine entsprechende Folgeerinnerung erstellt. Ein häufiges Beispiel hierfür sind jährliche Unterweisungen. Die Einstellungen zur Wiederholung können Sie in diesem Register pflegen.

??? example "Wiederholung"
    Entscheiden Sie hier, ob es sich grundsätzlich um eine sich wiederholende Erinnerung handeln soll.
??? example "Wiederholungsformel"
    Geben Sie hier eine Datumsformel an, welcher Abstand zwischen den Erinnerungen berechnet werden soll (z.B. 1J für 1 Jahr).
??? example "Basis für Berechnung"
    Hier geben Sie an, auf welcher Basis die Wiederholungsformel angewendet werden soll. Wählen Sie aus _Letzte Fälligkeit_ oder aus _Abschlussdatum_ aus.

Anhänge¶

Einer Erinnerung können Sie auch Dateien anhängen. Beispielsweise ist es denkbar, dass Sie beispielsweise bei einem Wiedervorlage Telefonat ein Angebotsdokument hinterlegen, auf dass Sie sich dann beziehen möchten.

Sämtliche Funktionen dazu finden Sie über die Infobox Anhänge. Sollte diese ausgeblendet sein, können Sie sie über das i-Symbol am linken Rand der Menüleiste einblenden.