Akte¶

Funktion¶

Mithilfe der Funktion der Aktenvorgänge können verschiedene Geschäftsprozesse abgebildet und mit relevanten Dokumenten angereichtert werden. Dies könnte z.B. an einem Mitarbeiter der Einstellungsprozess inklusive der Vertragsunterlagen und Aktennotizen sein. In der Bewerberakte liegen dann zum Beispiel die Bewerbungsunterlagen, Absagen etc. aller Bewerber mit entsprechender Referenz den jeweiligen Bewerberdatensätzen zugeordnet sind.

Logik und Struktur¶

Die Logik der Akte folgt einer einfachen Analogie zur physischen Akte. Im Folgenden können Sie das Begriffsverständnis für die einzelnen Begrifflichkeiten am Beispielprozess der Neueinstellung nachlesen:

• Die Akte gleicht in der Analogie einem Aktenkoffer und dient als Prozesskategorie. Die zentrale Frage, die sich bei der Einrichtung stellt, lautet: Auf wen wird der Prozess angewendet?. Im Beispiel einer Neueinstellung wäre dies eine Mitarbeiterakte.
• Der Aktenvorgang gleicht in der Analogie einem Ordner und dient als Geschäftsprozessvorlage. Die zentrale Frage, die sich bei der Einrichtung stellt, lautet Welcher Geschäftsprozess soll angestoßen werden?. Im Beispiel einer Neueinstellung wäre dies der Mitarbeiter-Eintritt.
• Der Aktenvorgangsschritt gleicht in dieser Analogie einem Dokument und dient als Prozessschritt. Die zentrale Frage, die sich bei der Einrichtung stellt, lautet Was muss im Einzelnen getan werden, um den Prozess vollständig und sauber abzuschließen?. Im Beispiel der der Neueinstellung wäre dies unter Anderem die Erstellung des Arbeitsvertrags und die Erstunterweisung als jeweils eigene Prozessschritte.

Grafische Darstellung der Begriffe der Akte.

Grafische Darstellung der Logik der Akte.

Bei der Strukturierung der Akte können verschiedene Wege gewählt werden, entscheidend ist hierbei, dass Sie anhand der Aktenstruktur auch Berechtigungen steuern können. Demnach macht es durchaus Sinn anhand der jeweilig zugrundeliegenden Datensätze zu strukturieren, zum Beispiel könnten für alle Mitarbeiterrelevanten Vorgänge und für Kundenrelevante Vorgänge jeweils eigene Akten angelegt werden.

Referenzen¶

Jeder Aktenvorgang und Aktenvorgangsschritt ist, je nachdem von welchem Datensatz aus Sie den Aktenvorgang starten, mit Referenzen (Daten) verknüpft. Die Referenzen sind alle beteiligten "Datentöpfe" die mit dem jeweiligen Vorgang bzw. Vorgangsschritt in Verbindung stehen. An einem Überlassungsvorgang wird z.B. mindestens der Mitarbeiter, der Einsatz und der Debitor als Referenz mitgeführt. Wenn Sie beispielsweise an einer Leistung einen Aktenvorgang erstellen, dann sind der Aktenvorgang sowie die zugehörigen Schritte mit mehr Referenzen verknüpft, als wenn Sie den Aktenvorgang beispielsweise an einem Debitor anlegen. An der Leistung stehen der Lösung mehr Informationen zur Verfügung, da dort bereits mehr Eingaben durch den Benutzer angegeben wurden.

Zudem können manuell an den jeweiligen Aktenvorgangsschritte zusätzlich manuelle Referenzen angegeben werden. Dafür muss der betreffende Aktenvorgangsschritt markiert und in der Referenzentabelle unter Zugehörig->Referenzen um die manuelle Referenz ergänzt werden.

Der Aktenvorgangsschritt kann dann aus jedem Referenzdatentopf abgerufen werden, bedeutet zum Beispiel, dass Sie einen Aktenvorgang, den Sie an einer Leistung anlegen, diesen ebenfalls wieder in den Akteneinträge zu dem Leistungsort sowie zu dem Debitor, der in der Leistung hinterlegt ist, wiederfinden werden. Außerdem dienen die Referenzen dazu beim Office Datenmerge Datenquellen für zu erstellende Dokumente zur Verfügung zu stellen.

Einrichtung¶

Damit Sie die Funktion der Akte für Ihre Geschäftsprozesse anwenden können, bedarf es an einiger Einrichtung. Hier gilt: Je mehr Aufwand und Intelligenz in die Einrichtung investieren, desto besser kann die Funktion im Alltag genutzt werden.

Hierfür stehen Ihnen verschiedene Einrichungsfenster zur Verfügung, zu denen es jeweils eigene Hilfeseiten im Bereich der Einrichtung gibt:

• Einrichtung der Akten
• Einrichtung der Aktenvorgangsvorlagen
• Einrichtung der Aktenvorgangsschrittvorlagen

Ablauf¶

Über die Aktion "Aktenvorgang erstellen" wird - je nach der Stelle, aus der die Aktion gestartet wird (Kontakt, Mitarbeiter, Bewerber, etc.) - der entsprechende Assistent gestartet. In dem Assistenten muss eine Aktenvorgangsvorlage gewählt werden. Entsprechend der Vorlageeinstellungen wird der Assistent mit den Einstellungen der Vorlage vorbelegt.

Die Vorgangsschritte werden aus der Vorlage vorbelegt und ggf. Dokumente mit den entsprechenden Datenfelder angereichert. Mögliche Anhänge können am Vorgangschritt heruntergeladen und zu einem späteren Zeitpunkt über die Drag&Drop Box wieder am Schritt gespeichert werden. Je nach Einstellung des Vorgangsschritts wird der bestehende Anhang überschrieben oder als neue Version hinzugefügt. Über diesen Weg können auch weitere Anhänge an jedem Schritt ergänzt werden. Die Anhänge pro Schritt können möglicherweise je nach Berechtigungen und Einstellungen nicht gelöscht werden.

Zu jedem Vorgangschritt können eine oder mehrere Erinnerungen hinterlegt werden. Hierbei können Sie auf verschiedene Erinnerungsarten zugreifen. Mehr dazu finden Sie in unserem Hilfekapitel zu den Erinnerungen.