Aktenvorgangsvorlagen¶

Auf dieser Seite erhalten Sie Hilfestellungen zur Einrichtung der Aktenvorgangsvorlagen. Allgemeine Informationen zum Akte-Modul finden Sie auf der Hilfeseite zur Akte.

Ein Aktenvorgang stellt einen Geschäftsprozess dar, der eine oder mehrere Aktenvorgangsschritte (also Prozessschritte) mit entsprechender Erinnerungslogik enthält. Möchte der Nutzer einen Aktenvorgang anlegen, so hat er die Wahl zwischen verschiedenen Aktenvorgangsvorlagen zur Auswahl. Auf dieser Seite finden Sie Hilfestellungen zur Einrichtung von Aktenvorgangsvorlagen.

Einrichtung¶

Voraussetzung für die Einrichtung von Aktenvorgangsvorlagen ist das Bestehen von eingerichteten Aktenvorgangsschrittvorlagen. Sofern dies noch nicht geschehen ist, richten Sie diese zuerst ein. Hilfestellungen dazu finden Sie auf der entsprechenden Hilfeseite zu Aktenvorgangsschrittvorlagen.

Um neue Aktenvorlagen zu erstellen und bestehene Aktenvorlagen zu pflegen, öffnen Sie das Einrichtungsfenster Aktenvorgangsvorlagen, dieses finden Sie im Bereich Verwaltung oder über die Suche.

Dort finden Sie eine Liste der aktuell zur Verfügung stehenden Aktenvorgangsvorlagen. Über die Schaltfläche Neu können Sie eine neue Vorlage erstellen, über Verwalten -> Bearbeiten können Sie bestehende Aktenvorgangsvorlagen verändern.

Register Allgemein¶

In der Aktenvorgangsvorlagenkarte können Sie im Kopf verschiedene Einstellungen zu der Vorlage hinterlegen:

Hier haben Sie folgende Auswahloptionen:

??? example "Code"
    Geben Sie der Vorlage eine eindeutige Kennung. Wählen Sie hierfür bestenfalls eine prägnante und aussagekräftige Logik z.B. MA-EINST für eine Mitarbeiter Einstellung.
??? example "Beschreibung"
    Beschreiben Sie hier in ausführlicher Form, wozu die Aktenvorlage dient, in dem Beispiel: Einstellung neuer Mitarbeiter.
??? example "Aktenvorgangsgruppe"
    Ordnen Sie die Vorlage einer Gruppe zu. So kann nachher anhand der Gruppen ausgewertet werden, welche Prozesse erfolgt sind. Über die Schaltfläche erweitert können Sie bestehende Aktenvorgangsgruppen verwalten bzw. Neue anlegen.
??? example "Vorgangsart"
    Wählen Sie hier die Art des Vorgangs. Das betrifft vor allem die Darstellung des resultierenden Aktenvorgangs in den Akteneinträgen. _Zusammengefasst_ bewirkt, dass alle Vorgangsschritte, die aus dieser Aktenvorgangsvorlage resultieren zusammengefasst dargestellt werden. Wählen Sie _Pro Vorgang_ wird jeder Aktenvorgang auf Basis dieser Aktenvorgangsvorlage einzeln dargestellt.

Register Vorgangsschritte¶

Die Vorgangsschritt-Zeilen können Sie nun mit den bereits eingerichteten Aktenvorgangsschrittvorlagen befüllen. Die Beschreibung wird aus der Einrichtung der Aktenvorgangsschrittvorlage übernommen, ebenso die Zielakte.

Hinweis

Bei der Beschreibung handelt es sich um eine Vorbelegung, die aus der Aktenvorgangsschrittvorlagen kommt. Wenn Sie Aktenvorgangsschritte in einzelnen Aktenvorgängen anders benennen bzw. in andere Akten setzen wollen, können Sie diese Werte auch ändern. So müssen Sie nicht für jeden Zielanwendungsfall eine eigene Aktenvorgangsschrittvorlage erstellen.

Beispiel

Sie haben die allgemeine Aktenvorgangsschrittvorlage "Telefonat Ausgehend" erstellt und möchten diesen in einem Angebotsprozess für die Wiedervorlage verwenden. In dem Falle würden Sie in diesem Prozess diese Aktenvorgangsschrittvorlage und sie in dieser Aktenvorgangsvorlage genauer beschreiben, beispielsweise "Telefonat ausgehend - Wiedervorlage".

Außerdem können Sie an jeden Aktenvorgangsschritt Erinnerungen hinterlegen, dadurch können Sie einrichten, was im nach dem Abschluss des resultierenden Aktenvorgangsschritts folgen soll. Mit einem Klick auf das Feld können Sie die hinterlegten Erinnerungen zu dem Aktenvorgangsschritt anzeigen. In diesem Fenster können Sie auch neue Erinnerungen mit dem Aktenvorgangsschritt verknüpfen. Über die Auswahl der Erinnerungskategorie filtern Sie die Auswahl der Erinnerungsarten auf die der jeweiligen Erinnerungskategorien zugeordneten. Über die Auswahl der Erinnerungsart wird das Feld Erinnerung Beschreibung vorbelegt, die kann aber für diese spezifische Aktenvorlagenvorlage angepasst werden (analog zur Beschreibung des Aktenvorgangsschritt). Weiterhin wird über die Auswahl der Erinnerungsart angegeben, welcher Aktenvorgangsschritt durch die Erinnerung ausgelöst werden soll. Über die Erinnerung Datumsformel können Sie die Fälligkeitsfrist der Erinnerung nach Abschluss des Aktenvorgangsschritts definieren. Über das Feld wiederkehrende Erinnerung können Sie für die Erinnerung eine Wiederholung in Abhängigkeit von der Erinnerung Datumsformel definieren.

Hinweis

Voraussetzung hierfür ist die Einrichtung von Erinnerungsarten sowie Erinnerungskategorien. Hilfestellungen dazu finden Sie auf der Hilfeseite zu den Erinnerungen.

Tipps und Hinweise zur Anlage¶

Grundsätzlich können Sie die Aktenvorgangsvorlagen dazu nutzen Geschäftsprozesse vorzugeben, so kann mit Hilfe der Vorlagen sichergestellt werden, dass ein Geschäftsprozess vollständig und gleichzeitig dokumentiert stattfindet.

Über die Erinnerungen können Sie Aktenvorgangsvorlage miteinander verketten. Sie können also auch Workflows abbilden.
Sie können in einer Aktenvorgangsvorlage auch alternative Schritte abbilden z.B. "Angebot verloren" und "Angebot gewonnen" mit jeweils verschiedenen Folgeprozesse also "Wiedervorlage" in einem Monat oder eben der Anlage einer Leistung bei gewonnenem Angebot. Je nachdem welcher Fall eintritt, kann der Benutzer bei der Nutzung den obsoleten Schritt löschen und den Prozess entsprechend des Ausgangs weiterführen.

Sollten Sie hierzu nähere Informationen benötigen, sprechen Sie Ihren BSS-Partner an, gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Prozesse abzubilden.