Aktenvorgangsschritt¶

Auf dieser Seite erhalten Sie Hilfestellungen zur Einrichtung der Aktenvorgangsschrittvorlagen. Allgemeine Informationen zum Akte-Modul finden Sie auf der Hilfeseite zur Akte.

Damit Aktenvorgänge angelegt werden können bedarf es Aktenvorgangsschritte, aus denen sich die Aktenvorgänge zusammensetzen. Hier arbeitet die Lösung mit Vorlagen, damit auf häufige Schritte immer wieder zugegriffen werden kann und die Einrichtung nicht unnötig häufig erfolgen muss.

Anlage und Pflege der Aktenvorgangsschritte¶

Öffnen Sie zuerst die Aktenvorgangsschritt Einrichtung, diese befindet sich im Bereich Verwaltung oder ist über die Suche unter dem Begriff Aktenvorgangsschrittvorlagen zu finden. Hier finden Sie alle bereits bestehenden Aktenvorgangsschritte, über die Schaltflächen Bearbeiten bzw. Neu können Sie den Aktenvorgangsschritt bearbeiten oder einen Neuen erstellen.

Im Anschluss an beide Aktionen öffnet sich die Aktenvorgangsschrittkarte.

Register Allgemein¶

Hier können Sie folgende Felder befüllen:

??? example "Code"
    Geben Sie der Vorlage eine eindeutige Kennung. Wählen Sie hierfür bestenfalls eine prägnante und aussagekräftige Logik z.B. ALL-TA für die Allgemeine Vorlage "Telefonat ausgehend"
??? example "Beschreibung"
    Beschreiben Sie die Vorlage näher. Diese Beschreibung wird auch beim Hinzufügen zur Aktenvorgangsvorlage vorbelegt.
??? example "Vorgabe Akte"
    Geben Sie hier optional an, in welche Akte, der resultierende Aktenvorgangsschritt typischerweise abgelegt werden soll. Auch dies wird in die entsprechende Aktenvorgangsvorlage übernommen. Falls sich dafür keine typische Akte ausmachen lässt, können Sie das Feld leer lassen, dann müssen Sie bei jeder Aktenvorgangsvorlage eine Vorgabe Akte für den Schritt definieren.
??? example "Aktion"
    Wählen Sie hier aus, welche Aktion in dieser Aktenvorgangsschrittvorlage erfolgen soll. Aktuell steht hier der [Office Datenmerge](OfficeDatamerge.md) zur Auswahl (nähere Informationen finden Sie auf der entsprechenden Seite). Lassen Sie das Feld leer erfolgt keine Aktion.
??? example "Versionierung"
    Hier können Sie entscheiden, ob mehrere gleichnamige Dokumente in den Anhängen des resultierenden Aktenvorgangsschritt versioniert oder ersetzt werden sollen.

Infobox Anhänge¶

Um Geschäftsprozesse weiter zu vereinfachen können Sie an jede Aktenvorgangsschrittvorlage verschiedene Dateien und auch Notizen anhängen. Diese stehen dem Nutzer dann immer dann zur Verfügung, wenn er den Aktenvorgangsschritt in Vorgängen nutzt.

Außerdem können Sie Dokumente auch anhand der Referenzen jederzeit an die Daten anpassen, die dem System an der Stelle zur Verfügung stehen, an dem Sie den Aktenvorgangsschritt starten. Dies geschieht über den Office Datenmerge. Auf der Hilfeseite können Sie nachlesen, wie Sie beispielsweise Angebotsvorlagen automatisch mit den Daten des Empfängers, sowie den Preisinformationen einer zugehörigen Leistung befüllen können.

Um Dateien hochzuladen, Notizen zu erfassen oder Dateien herunterzuladen können Sie über einen Klick auf die Überschrift Anhänge verschiedene Funktionen aufrufen. Darunter Hochladen, Alle herunterladen (zip) oder Notiz erfassen. Weitere Funktionen finden Sie, wenn Sie den jeweiligen Dateinamen der Datei anklicken. Sie können den Anhang öffnen, löschen, als PDF herunterladen (derzeit sind Word-Dateien unterstützt) und die Dateinamenvorlage konfigurieren.

Dateinamenvorlage¶

Um die Benennung von Anhängen eindeutig zu gestalten können Sie die Dateinamen ebenfalls an Referenzinformationen ergänzen. Klicken Sie hierfür einmalig auf den Anhang, für den Sie eine entsprechende Logik hinterlegen möchten. Wählen Sie in dem Fenster die Referenz an, die Sie nutzen möchten. In der Folge werden Ihnen unten für die jeweilig gewünschte Information ein Platzhalter angezeigt. Setzen Sie im Feld Dateinamen den Platzhalter kombiniert mit einem Prozentzeichen nach folgendem Muster ein: %Platzhalter.