Office Datenmerge¶

Auf dieser Seite erhalten Sie Hilfestellungen zur Einrichtung des Office Datenmerges. Allgemeine Informationen zum Akte-Modul finden Sie auf der Hilfeseite zur Akte.

Über die Funktion Office Datenmerge können Sie Word Dokumente mit Informationen aus Referenzen automatisiert befüllen. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise aus den Debitorstammdaten Angebote oder anhand von Mitarbeiterstammdaten Vertragsunterlagen vorbefüllen können.

Funktionsweise¶

Die Funktion Office Datenmerge können Sie über das Feld Aktion an den Aktenvorgangsschrittvorlagen aktivieren. Die Einrichtung erfolgt vollständig innerhalb der Aktenvorgangsschrittvorlage, an der der Datenmerge stattfinden soll.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. In der Aktenvorgangsschrittvorlage müssen Sie unter Zugehörig -> Datenquellen die Datentöpfe definieren, die für das Dokument zur Verfügung stehen sollen. Konkret definieren Sie dort, welche Datenquellen Sie aus den Referenzen des resultierenden Aktenvorgangs in das Dokument überführen möchten.
2. Laden Sie nun eine Word Vorlage hoch, die Sie mit entsprechenden Informationen befüllen möchten, beispielsweise ein Blanko-Angebot.
3. Laden Sie die Vorlage wieder herunter, nun sind die Datenquellen mit dem Dokument verknüpft.
4. Öffnen Sie das Dokument mit Microsoft Office Word.
5. Öffnen Sie den "XML-Zuordnungsbereich" in der Registerkarte "Entwicklertools" von Microsoft Office Word. Falls Sie diese Registerkarte nicht sehen, können Sie hier nachlesen, wie Sie die Registerkarte einblenden können.
6. Wählen Sie im "XML-Zuordnungsbereich" unter "Benutzerdefinierte XML-Komponente" die Referenztabelle aus denen Sie Informationen beziehen wollen z.B. BSSSPEmployee. In der Folge erscheinen die Felder, die Ihnen aus der Tabelle zur Verfügung stehen.
7. Mit der Auswahl eines Feldes z.B. Name erstellt Word ein Steuerfeld in dem Dokument. An dieser Stelle wird die Information des Feldes (in diesem Beispiel der Mitarbeitername) durch den Datenmerge angezeigt.
8. Eine Besonderheit bilden Dokumente bzw. Datenquellen auf Basis von Zeilen, wie bspw. das Leistungsangebot. Um nicht nur ein Datenfeld, sondern eine wiederholte Ausgabe zu realisieren, empfiehlt es sich, eine Tabelle im Word Dokument anzulegen. Idealerweise besteht die Tabelle aus mindestens 2 Zeilen (Überschriften / Zeilen). Um ein wiederholte Ausgabe der Zeilen zu realisieren, markieren Sie die Zeile in der Tabelle und wählen Sie im XML-Zuordnungsbereich die Reihe (Row) aus, welche wiederholt eingefügt werden soll. Mit der rechten Maustaste erscheint ein Kontextmenü zum Einfügen einer Wiederholung. Anschließend suchen Sie wie in Schritt 7 beschrieben die Felder aus, welcher wiederholt ausgegeben werden sollen.
9. Hinterlegen Sie alle Felder, die Sie benötigen, speichern Sie das Dokument und laden Sie es anschließend wieder an dem Aktenvorgangsschritt hoch. Ersetzen Sie dabei das ursprünglich hochgeladene Dokument.

Nun können Sie Aktenvorgänge an den jeweiligen Datensätzen anlegen und die Felder werden in den Dokumenten entsprechend befüllt.